2.1 Bevezetés
2.2 A pro bono koordinátor
2.2.1 A pro bono koordinátor kijelölése
2.2.2 A pro bono koordinátor szerepe
2.2.3 A pro bono koordinátor feladatai
2.3 A pro bono elnök/bizottság

2.1 Bevezetés

A pro bono program kialakításának első lépése a programvezető(k) kijelölése és a kapcsolódó feladatok és felelősségi körök meghatározása.

A pro bono program menedzselése két fő feladatból áll. Az egyik a rutin adminisztráció, amely rendszerint a pro bono koordinátor feladata. A másik a program általános céljainak és irányának meghatározása – ez jellemzően az iroda pro bono vezetőjének vagy pro bono bizottságának feladata.

2.2 A pro bono koordinátor

2.2.1 A pro bono koordinátor kijelölése

Az ügyvédi iroda vezetői döntenek arról, hogy ki a legalkalmasabb a pro bono program irányítására. A kis és közepes létszámú irodákban pro bono koordinátor lehet az egyik partner, vagy az az ügyvéd, aki ügyvédi munkája mellett vállalja ennek a feladatnak az ellátását. A nagyobb ügyvédi irodák esetében akár az is előfordulhat, hogy a kijelölt ügyvéd kizárólagos vagy legfőbb feladata a pro bono program menedzselése. Függetlenül attól, hogy végül ki lesz a program koordinátora, arról mindenképpen gondoskodnia kell, hogy elég idő és erőforrás álljon rendelkezésre a pozíció által megkövetelt feladatok elvégzésére. Nagyon nagy ügyvédi irodáknál a pro bono koordinátor lehet egy tapasztalt ügyvéd, akit az ügyvédi iroda központjában egy vagy több jogi asszisztens/adminisztratív koordinátor segít, a különböző (külföldi, más városokban található) irodákban pedig a pro bono kapcsolattartói szerepet ellátó munkatársak.

2.2.2 A pro bono koordinátor szerepe

(a) A nem jogi végzettségű pro bono koordinátor értelemszerűen nem végezhet olyan feladatokat, amelyek jogi képzettséget igényelnek, mint például az iroda ügyvédei által végzett pro bono munka felügyelete, vagy az esetlegesen felmerülő szakmai–jogi–etikai kérdések azonosítása és kezelése.

(b) Ha a pro bono koordinátor feladata a jogi asszisztensek/adminisztratív koordinátorok munkájának felügyelete is, akkor mindenekelőtt meg kell győződnie arról, hogy az általuk végzendő feladatokhoz megfelelő tudással és tapasztalattal rendelkeznek, továbbá arról, hogy a koordináció megfelelően működik és az adminisztratív és a koordinációs munka felügyelet mellett zajlik.

(c)  Fontos, hogy a pro bono koordinátor számára rendelkezésre álljon egy partner (vagy bizonyos esetekben olyan ügyvéd, aki régóta partner) segítsége, hacsak nem maga is partner.

(d) Függetlenül attól, hogy mi a pro bono koordinátor státusza, fontos, hogy közvetlen kapcsolata legyen az iroda ügyvédeivel, akik szakértői/felelősei a szakmai etikát érintő kérdéseknek/ügyeknek/irányelveknek.

2.2.3 A pro bono koordinátor feladatai

A pro bono koordinátornak általánosságban az alábbi feladatokat kell ellátnia:

(a) Adminisztráció és tevékenységmenedzsment: A pro bono koordinátor felelős a program napi szintű adminisztrációjáért, amibe beletartozik a pro bono ügyek megnyitása, gondozása és lezárása. A koordinátor feladata, hogy amennyiben az ügyvédi iroda rendelkezik belső pro bono útmutatóval (pro bono policy), akkor az abban leírtak a gyakorlatban is teljesüljenek. További feladata az ügyekhez kapcsolódó dokumentumok, pro bono formanyomtatványok és kézikönyvek megfelelő rendszerezése és gondozása, valamint a pro bono munkával töltött órák rögzítése ügyvédek és ügyek szerint. (lásd a 3.6.4 szakaszt).

(b) A pro bono ügyek felügyelete: A pro bono koordinátor feladata, hogy rendszeresen és tüzetesen ellenőrizze az ügyvédi iroda, vagy az ügyvédek által elvállalt ügyek státuszát. Fontos, hogy erről naprakész információval rendelkezzen és ezzel is hozzájáruljon ahhoz, hogy az ügyhöz kapcsolódó feladatok időben elkészüljenek és minden felmerülő problémára szülessen megoldás. Az ügyek nyomon követésének jó eszköze lehet a státuszriport készíttetése, amelyet a pro bono koordinátor megköröztet, átnéz és a benne foglalt információk alapján megteszi a megfelelő lépéseket – amennyiben erre szükség van.

(c) Változások a pro bono ügyekben résztvevő munkatársak körében: Elengedhetetlen, hogy a pro bono koordinátor értesüljön az alábbiakban felsorolt és a pro bono ügyön dolgozó ügyvédek és más munkatársak helyzetében bekövetkező egyéb változásokról: ha a munkatárs távozik az ügyvédi irodától: szabadságra megy (ami váratlanul is történhet); ha az ügyvéd bizonyos ideig egy állandó ügyfél ügyén vagy egy másik pro bono csoport számára dolgozik (ebben az időben összeférhetetlenségi megfontolások kizárhatják, hogy az eredeti pro bono ügyön dolgozzon).

Nagyon fontos, hogy ilyen esetekben – különösen, amikor már az ügyvéd megjelent a bíróságon, kommunikált az ügyféllel, a másik féllel vagy annak jogtanácsosával, a bíróságokkal, közigazgatási szervezetekkel, stb. – az érintettek értesítést kapjanak a változásról és arról, ha átmenetileg vagy véglegesen más veszi át az ügyet. Bizonyos esetekben a bíróságtól vagy valamilyen közigazgatási szervnél, stb., jelezni kell az ügyvédi megbízásban történt változást. A pro bono koordinátor feladata, hogy megfelelő eljárásokkal biztosítsa ezeket a lépéseket.

A pro bono ügyön dolgozó jogi asszisztensek státuszában bekövetkező változások kapcsán a pro bono koordinátor feladata, hogy biztosítsa az adminisztratív munka folytonosságát és hogy a kapcsolódó ügyiratok és adatbázisok kezelése megfelelő maradjon.

(d) Kapcsolattartás pro bono partnerszervezetekkel: A pro bono koordinátor rendszeresen kommunikál azokkal a szervezetekkel, amelyekkel az ügyvédi iroda pro bono együttműködést alakított ki. Ennek során információt gyűjt az elérhető pro bono lehetőségekről és tájékoztatja őket a folyamatban levő ügyek részleteiről (lásd a 4.2.1 szakaszt), időről időre megvitatja velük, hogy az egyik vagy másik fél hogyan tudja javítani az együttműködést. Ha az ügyvédi iroda nem kíván pro bono együttműködéseket kialakítani ilyen partnerszervezetekkel, akkor a pro bono koordinátor más módon kutassa fel az iroda programjához illeszkedő pro bono lehetőségeket.

(e) Tájékoztatás az elérhető pro bono ügyekről: A pro bono koordinátor további feladata, hogy (e-mailen vagy más csatornán keresztül) értesítse az iroda ügyvédeit új pro bono lehetőségekről és hogy általában is népszerűsítse a pro bono programot házon belül (5.1 szakasz). Azt is bátorítani kell, hogy az ügyvédek akár maguktól is ajánljanak ügyeket, amelyekről saját csatornáikon értesültek.

(f) Beszámolási kötelezettség: A pro bono koordinátor tájékoztatja a pro bono elnököt vagy tanácsot (vagy azt, aki felelős a programért) a program státuszáról és az egyes ügyek említésre méltó fejleményeiről.

 

2.3 A pro bono elnök/bizottság

2.3.1   A pro bono elnök/bizottság pozíciója

A pro bono program fókuszát különböző tényezők befolyásolják, mint például az ügyvédi iroda mérete, kultúrája és hierarchiája. Amerikában a nagy ügyvédi irodákban általános, hogy egy partner felügyeli a program irányvonalát. Ezt az ügyvédi irodán belüli egyéb feladatai mellett végzi. A pro bonoért felelős partner (vagy más ügyvédi irodák esetében: ügyvéd) elnökölhet a pro bono tanácsban, melynek tagjai a pro bono koordinátor és néhányan vagy mindannyian az alábbi munkatársak közül: partnerek, szenior ügyvédek, junior ügyvédek (ha releváns: az ügyvédi iroda különböző városokban található irodáiból arányosan). Bizonyos ügyvédi irodákban pro bono bizottság működik, de nincs kijelölt pro bono partner.

2.3.2  A pro bono elnök/bizottság szerepe

Rendkívül fontos, hogy legalább egy partner (vagy irodavezető) közre-működjön (legalább felügyelői szerepben) a pro bono program irányításában. Az is erősen javallott, hogy az ügyvédi iroda vezetője vagy vezető partnere, vagy (ha releváns) az ügyvédi iroda alapítói közül legalább néhányan ismerjék a pro bono programot és jól láthatóan támogassák azt.

Amint az alábbiakban kifejtjük, stratégiai döntést igényel az, hogy milyen irányt vegyen a pro bono program, és fontos, hogy ebben az ügyvédi iroda partnerei részt vegyenek (lásd a 2.3.3 szakaszt). A partnerek közreműködése a program felügyeletében és a stratégiai irányok meghatározásában szándékerősítő, és azt jelzi a különböző szinten dolgozó ügyvéd munkatársak felé, hogy az ügyvédi iroda a pro bono munka mögé állt és támogatja azt. (lásd az 5.1 (a) szakaszt).

2.3.3  A pro bono elnök/bizottság feladatai:

A pro bono elnök vagy bizottság feladatai általában az alábbiakat foglalják magukban:

(a) A pro bono program általános felügyelete: A pro bono elnök vagy bizottság nyomon követi a program működését és meggyőződik annak hatékonyságáról. Ez kiterjed a pro bono koordinátor munkájára is.

(b) A pro bono útmutató elkészítésének felügyelete: A pro bono elnök vagy bizottság részt vesz a pro bono policy kézikönyv előkészítésében és időről időre felülvizsgálja annak tartalmát, még abban az esetben is, ha a tartalom nagy részét a pro bono koordinátor készítette el és dolgozta át (lásd a 3.1 szakaszt).

(c) Pro bono partnerségek kialakítása: A pro bono elnök vagy tanács segíti a pro bono partnerségek kialakítását és adott esetben új típusú együttműködések kialakítását is megfontolja (lásd a 4.2.1 szakaszt). Ha az iroda úgy dönt, hogy nem létesít pro bono partnerségeket, akkor a pro bono elnök vagy bizottság a pro bono koordinátorral (ha van ilyen) együttműködve hozzon létre más mechanizmusokat a pro bono lehetőségek felkutatására (lásd a 4.2.2 szakaszt).

(d) A pro bono ügyek jóváhagyása: Ahogy később erről még lesz szó, javasolt egy állandó eljárásrendet kialakítani a pro bono ügyek megnyitására, monitorozására és lezárására (lásd a 3.6 szakaszt). A pro bono elnök vagy bizottság (a) a pro bono koordinátor bevonásával hagyja jóvá az új ügyek megnyitását, (b) elfogadja azokat a paramétereket, amelyek mentén a koordinátor jóváhagyja az új ügyek megnyitását azzal, hogy rendkívüli esetekben konzultál vele (és az ügyvédi iroda vezetőjével vagy etikai ügyekért felelős munkatársaival, ha van ilyen). (lásd a 3.5.1 (b) szakaszt).

(e) A pro bono munka népszerűsítése és elismerése: A pro bono elnök vagy bizottság további feladata, hogy (ha van ilyen munkatárs, akkor) a koordinátorral együttműködve meghatározzák, hogy az ügyvédi irodán belül milyen módon történjen a pro bono munka elismerése és ösztönzése (lásd az V. fejezetet).

(f) A pro bono program értékelése: A pro bono elnök vagy bizottság értékeli a program sikereit és nehézségeit, szükség szerint módosításokat javasol (lásd 6.2 szakasz).

(g) Külső kommunikáció és marketing: A pro bono elnök vagy a vezetőség egyes tagjai meghatározzák a pro bono programhoz kapcsolódó külső kommunikációt és marketinget, vagy részt vesznek annak kidolgozásában.

(h) Adminisztráció: bizonyos irodáknál a pro bono bizottság elnöke szintén végez valamennyi – néhol ő látja el teljes egészében –, pro bono programhoz kapcsolódó adminisztratív feladatot.