Разработка положения о практике pro bono

На этой странице:

 

Введение

Важным аспектом программы pro bono является разработка положения о практике pro bono. Хотя конкретные положения о практике pro bono будут различаться по глубине и диапазону, как правило, такое руководство выполняет четыре функции.

    1. Положение определяет, что такое работа pro bono, и то, за какие виды дел pro bono могут браться фирма или ее юристы.
    2. Положение формулирует приверженность фирмы работе pro bono.
    3. Положение определяет, кто отвечает за администрирование программы pro bono фирмы.
    4. Наконец, положение устанавливает как минимум общий порядок действий в связи с программой pro bono. (При этом фирма может иметь и значительно более детальный документ по правилам и процедурам в области pro bono, который также может быть частью общих правил и процедур фирмы.)

Сначала фирма должна решить, кто будет разрабатывать и утверждать первоначальный вариант положения о практике pro bono. Поскольку положение определяет официальную позицию фирмы по отношению к pro bono, желательно, чтобы первые три аспекта положения, указанные выше, были утверждены исполнительным или управляющим партнером и обсуждены с партнерами фирмы. Глава практики pro bono или комитет по практике pro bono тоже должны участвовать в этом процессе, а также в рассмотрении детального содержания правил и процедур, касающихся pro bono. Часто такой документ в значительной степени или полностью составляется координатором по практике pro bono (если таковой имеется) (см. подпункт 2.3.3(b)).

В Приложении A приведен образец положения о практике pro bono («Образец положения о практике pro bono»), который содержит стандартные формулировки, часто используемые в положениях крупных фирм в США. Образец положения составлен таким образом, что может быть легко адаптирован любой фирмой.

Приверженность фирмы pro bono, цели и ожидания юристов

Во вводном разделе руководства по деятельности pro bono формулируется приверженность фирмы работе pro bono. В частности, он содержит декларацию о том, что фирма поддерживает и поощряет участие своих юристов в работе pro bono.

В этом разделе обычно описываются конкретные цели работы pro bono или ожидания фирмы. Цели могут включать в себя ежегодное минимальное количество часов работы pro bono на юриста или по фирме в целом и/или процент или количество юристов, каждый из которых должен отработать определенное количество часов по делам pro bono.

Юристы не единственные сотрудники юридических фирм, кто может оказывать услуги pro bono. Помощники юриста, делопроизводители, секретари, участники летних стажировок и административный персонал также вносят ценный вклад в работу и часто с большим энтузиазмом относятся к возможности участвовать в делах pro bono.

Определение работы pro bono

В этом разделе положения о практике pro bono определяется, какие услуги и виды правовых вопросов могут рассматриваться фирмой как pro bono и какие категории клиентов могут рассчитывать на помощь на условиях pro bono. Некоторые фирмы для внутренних целей классифицируют как pro bono отдельные вопросы, которые не подпадают под общепринятое определение, используемое Институтом pro bono и журналом «American Lawyer». Другие фирмы могут выполнять работу по правовым вопросам бесплатно независимо от того, подпадает она или нет под общепринятое определение. Для подобных случаев фирма должна ясно определить в руководстве, какая именно работа pro bono фирмы вписывается в рамки общепринятого определения, а если фирма иногда допускает выполнение какой-либо дополнительной работы на безвозмездной основе, то следует четко оговорить, что о ней не должно сообщаться за пределами фирмы как о работе pro bono, даже если внутри фирмы такая работа для каких-либо целей считается работой pro bono. Для целей настоящего Руководства мы будем использовать термин «pro bono» только в том значении, в котором он определен Институтом pro bono и журналом «American Lawyer», или же в более узком смысле.

Принятая в фирме концепция юридических услуг pro bono может включать в себя бесплатные юридические услуги, предоставляемые малоимущим или НПО, которые главным образом помогают малоимущим слоям населения. Она может также включать в себя юридические услуги, предоставляемые по вопросам общественного интереса (например, в судебных делах по гражданским правам, которые вряд ли были бы инициированы без бесплатной правовой помощи) и по делам в интересах социально уязвимых групп населения. Кроме того, она может включать в себя бесплатные юридические услуги для НПО, которые не специализируются главным образом на помощи неимущим, но из-за относительно малого размера не могут позволить себе платных юристов.

Кроме того, чтобы юристы фирмы хорошо понимали сферу охвата pro bono, фирма должна определить не только то, что она будет считать услугами pro bono, но и то, какая деятельность не будет считаться pro bono. Например, работа pro bono не должна включать в себя предоставление юридических услуг со скидкой. Она также не может включать в себя не связанную с вопросами права помощь, чтение лекций, публикацию книг или статей по вопросам, не относящихся непосредственно к вопросам права, которые подпадают под определение pro bono, или оказание бесплатных юридических услуг друзьям и родственникам (по крайней мере, если они не являются малоимущими). Многие из этих видов деятельности являются желательными и социально полезными, но они не должны квалифицироваться как работа pro bono.

Чем различаются корпоративная социальная ответственность и юридические услуги pro bono?

Важно помнить определение понятия «pro bono». Без полного и глубокого понимания того, что означает pro bono, юридическая фирма не сможет организационно оформить такую программу pro bono, которая поможет ей достичь своих целей в сфере pro bono результативным и полноценным образом.

Pro bono представляет собой прежде всего профессиональный долг, определяемый характером роли юристов в обществе, а также их привилегированного положения в плане обеспечения доступа к правосудию. Этот долг особенно важен для преодоления растущего разрыва, препятствующего получению платной юридической помощи наиболее нуждающимися социальными группами, а также некоммерческими организациями, которые предоставляют им помощь. Этот долг также имеет крайне важное значение в делах, касающихся общественных интересов, в которых доступ к юридическому представительству без юристов, работающих на условиях pro bono, отсутствовал бы.

Правовая работа pro bono, будучи крайне важной по причинам, изложенным выше, тем не менее отличается от не имеющей отношения к вопросам права волонтерской работы и других форм благотворительности. Разница возникает в силу того, что правовая работа pro bono помогает (а) преодолеть разрыв между правовыми потребностями наиболее незащищенных слоев населения и их возможностями по получению услуг юристов, и (б) решать другие проблемы с доступом к правосудию (например, когда некоммерческие организации или группы, защищающие общественные интересы, не могут позволить себе оплатить юридические услуги). Крайне важно провести четкое разграничение между юридической работой pro bono и волонтерской деятельностью и другими формами благотворительности при организации в фирме структуры для работы pro bono (даже если, например, работу pro bono и волонтерскую деятельность координирует один и тот же человек). Единственный случай, когда благотворительность и работа pro bono могут сосуществовать в структурном отношении, – это сметное планирование (бюджетирование).

Бизнес-тенденции и глобализация стимулируют постоянный рост интереса к «корпоративной социальной ответственности». Корпоративная социальная ответственность является одной из форм корпоративного саморегулирования, с помощью которой компании принимают на себя ответственность за влияние, которое их деятельность оказывает на заинтересованные стороны и других участников общественной сферы. Клиенты и потребители все чаще требуют от компаний и организаций, оказывающих профессиональные услуги, ведения ответственной деятельности, приносящей пользу не только потребителям, но также сотрудникам, окружающей среде и обществу в целом. Так как корпоративные клиенты часто ищут «социально ответственную» юридическую фирму, понятия (а) корпоративной социальной ответственности в правовой среде и (б) юридических услуг pro bono могут создать путаницу. Дополнительным фактором в некоторых случаях является то, что корпоративный клиент может учитывать факт наличия программы pro bono при оценке степени «социальной ответственности» юридической фирмы.

Необходимо, чтобы в каждой юридической фирме проводилась четкая грань между благотворительными пожертвованиями, волонтерской работой, социально ответственной деловой практикой и юридическими услугами pro bono. Из этого списка проще всего отличить от pro bono благотворительные пожертвования, так как они являются прямым вложением финансовых средств в благотворительные, некоммерческие и общественные организации, церкви или другие структуры. Некоторые из таких финансовых пожертвований могут способствовать или помогать этим организациям в предоставлении услуг (в том числе полностью или частично состоящих из юридических услуг) для неимущих или социально уязвимых лиц, групп или сообществ, однако пожертвования сами по себе не могут считаться работой pro bono. Кроме того, юрист или юридическая фирма не выполняет свои обязательства в отношении pro bono, делая финансовые пожертвования этим организациям, независимо от бенефициаров организаций и их конечных целей. Следует, однако, отметить, что, как указано в подпункте 4.2.1 ниже, юридические фирмы должны планировать финансовую поддержку организаций, которые являются источниками дел pro bono (и часто участвуют в них в дальнейшем иным образом).

Общественная или волонтерская работа также отличается от юридических услуг pro bono. Общественная работа включает в себя сбор вещей для нуждающихся и предоставление социальных (но не юридических) услуг. Это может быть, в числе прочего, сбор и раздача продуктов и одежды или сдача крови (либо сбор любого типа материальных ресурсов для нуждающихся); покраска школы; очистка парка от мусора и т. д.

Общественная работа важна для блага общества, а также может содействовать построению и укреплению отношений с клиентами и более широким кругом лиц. Волонтерская работа предоставляет возможности для открытого сотрудничества между юристами и другими членами общества без формальностей и специализации, которые необходимы для юридической работы pro bono. Она также может быть чрезвычайно эффективна для практики коллективной работы (так называемый «тимбилдинг»). Таким образом, несмотря на то что волонтерская общественно-полезная деятельность не может считаться работой pro bono, она остается источником ценного опыта для юристов и фирм.

Экологические инициативы юридических фирм, например программы переработки макулатуры, сотовых телефонов или пластика, также не являются работой pro bono.

Может ли участие в образовательных программах считаться работой pro bono?

Не всегда. Среди юридических фирм нет согласия по вопросу о том, должны ли конкретные виды такой деятельности учитываться в составе часов работы pro bono юристов. При определении того, следует ли считать конкретный проект работой pro bono, юридической фирме полезно учитывать как цель проекта, так и необходимость юридических навыков для его осуществления. Чем больше потребность в юридических навыках для успешного выполнения задач проекта, тем скорее такой проект следует квалифицировать как pro bono.

Полезным примером является противопоставление наставничества в старших классах средней школы и образовательных программ для обучения юристов навыкам работы над делами, подпадающими под определение pro bono. Наставничество или индивидуальные занятия со школьниками не должны считаться работой pro bono, потому что не подразумевают оказание каких-либо юридических услуг. Когда юридические навыки или знания не требуются, проект следует считать волонтерской деятельностью.

Может ли работа в качестве члена совета директоров НПО считаться работой pro bono?

Хотя работа в совете директоров (наблюдательном, консультативном или попечительском совете) обычно не считается работой pro bono, это важный аспект формирования культуры pro bono и закрепления жизненно важной роли координационного центра (если НПО является таковым) в системе pro bono. Очень важно, чтобы юрист, который является членом совета директоров НПО, разъяснял, в каких случаях (если такие случаи будут) он оказывает НПО услуги в качестве юриста. Некоторые юридические фирмы вообще не разрешают выполнять какую-либо юридическую работу для НПО, в совет директоров которой входит юрист фирмы. Те же фирмы, которые разрешают выполнение юридической работы для таких НПО, должны в подобных случаях принимать в расчет этические соображения с учетом конкретной ситуации.

Администрирование программы pro bono

В этом разделе положения о практике pro bono устанавливается, кто будет осуществлять управление программой pro bono фирмы, и определяются общие обязанности в программе различных лиц, например (в зависимости от их наличия): координатора pro bono, главы практики pro bono и комитета по практике pro bono. Администрирование программы включает в себя общую координацию проектов pro bono и управление программой pro bono и, как правило, осуществляется координатором или комитетом по практике pro bono. Общее описание должностных позиций, квалификации и обязанностей координатора pro bono и главы практики или комитета по практике pro bono приведено в разделе II настоящего Руководства.

Финансовые соображения в связи с учреждением программы pro bono[1]

Если у программы pro bono фирмы есть бюджет, как лучше всего его структурировать?

Со всеми программами pro bono связаны определенные расходы и издержки. Они включают в себя как внутренние, так и внешние расходы. К внутренним относятся обычные деловые расходы, например на ксерокопирование, телефонную связь, почту, транспорт и услуги курьеров. Внешние расходы включают в себя нестандартные накладные расходы, например оплату сборов, пошлин или экспертиз и расследований. Фирмы могут иметь разные правила распределения таких расходов между фирмой и клиентами pro bono, что будет рассмотрено ниже.

Независимо от правил фирмы, формирование бюджета расходов и издержек по проектам pro bono, по мнению многих фирм, является важнейшим аспектом институционализации работы pro bono и развития стабильной внутрифирменной программы pro bono. Фирмы, которые принимают бюджеты практики pro bono, считают, что таким образом они обеспечивают возможность плавного перехода к полностью интегрированной практике pro bono. (Следует отметить, однако, что некоторые фирмы с успешными программами pro bono не принимают отдельные бюджеты pro bono, считая, что это позволяет программе быть более гибкой.)

Четкая политика в отношении бюджета pro bono может быть знаком приверженности фирмы pro bono, что может иметь важное значение для развития культуры pro bono в масштабах всей фирмы. Бюджет может использоваться для контроля степени участия фирмы в работе pro bono, однако он не должен препятствовать участию фирмы в сложных делах pro bono, особенно таких, в которых есть потенциал значительного положительного социального эффекта и участие в которых фирма в иных отношениях могла бы себе позволить.

Кроме того, бюджет pro bono может помочь юристам понять ожидания фирмы относительно работы pro bono и обеспечить возможность более полной оценки программы pro bono фирмы с тем, чтобы содействовать ее ежегодному расширению и дальнейшему устойчивому развитию.

Как и в случае с большинством административных и управленческих вопросов, бюджетное планирование деятельности pro bono осуществляется фирмами, имеющими бюджет pro bono, с определенными индивидуальными особенностями и адаптируется с учетом конкретных потребностей и целей фирмы. Все аспекты, связанные с развитием внутренней программы pro bono в юридической фирме, включая бюджет (если только руководством фирмы не принято решение об отказе от такого бюджета), должны быть смоделированы таким образом, чтобы не только соответствовать «корпоративной культуре» фирмы, но и обеспечивать максимально эффективное использование ресурсов и полностью интегрированную практику pro bono.

Юридическим фирмам не нужно «изобретать велосипед» в том, что касается развития практики pro bono, – вместо этого они могут полагаться на уже устоявшиеся в фирме правила и процедуры применительно к сфере pro bono. Иначе говоря, для того чтобы работа pro bono являлась неотъемлемой частью деятельности юридической фирмы, фирмы должны стремиться к тому, чтобы административные аспекты pro bono были в максимально возможной степени встроены в уже существующую инфраструктуру. Использование уже существующих механизмов позволяет юридическим фирмам более эффективно работать над вопросами pro bono, упорядочивая и упрощая процесс. Хорошо интегрированные схемы облегчают процесс работы pro bono для юристов фирмы и обеспечивают высокое качество юридических услуг для всех ее клиентов.

Существует много различных способов структурировать бюджет pro bono. Некоторые из наиболее распространенных описаны ниже:

    •  Вариант 1: Отдельные бюджеты для pro bono и благотворительных пожертвований: Чтобы избежать путаницы или просто потому, что это в большей степени соответствует бизнес-модели юридической фирмы и ее институциональной структуре, некоторые юридические фирмы предпочитают разграничивать деятельность pro bono и благотворительные взносы для всех целей, включая управление бюджетом. Так как ассигнования на pro bono и благотворительные пожертвования в таких фирмах разграничены, ежегодные благотворительные пожертвования фирмы не увеличивают и не уменьшают сумму, которая может быть израсходована на pro bono, и наоборот. Как и в случае выше, юридические фирмы, которые выбирают этот вариант, должны разграничивать финансовые пожертвования и предоставление бесплатных юридических услуг.

 

      • Вариант 2: Расширение бюджета благотворительных пожертвований: Еще один возможный вариант установления бюджета pro bono фирмы заключается в расширении ежегодного бюджета благотворительных пожертвований (если он имеется) с включением в него практики pro bono в качестве части такого расширенного благотворительного бюджета. Многие юридические фирмы традиционно выделяют годовой бюджет для благотворительных пожертвований в социальные или общественные организации. Юридические фирмы, рассматривающие возможность ведения работы pro bono в качестве одной из областей практики фирмы, зачастую принимают решение об объединении бюджета благотворительных пожертвований с расходами, связанными с pro bono. В этом случае все расходы, связанные с предоставлением бесплатных юридических услуг, по сути будут оплачиваться из того же источника, что и благотворительные пожертвования фирмы. Это означает, что если фирма также не увеличит общий бюджет после включения pro bono в практику фирмы, реализация официальной программы pro bono может означать уменьшение ежегодных благотворительных пожертвований фирмы.Фирмы, у которых есть бюджет благотворительных пожертвований, часто назначают комитет для обработки всех запросов на благотворительное финансирование (далее – «Комитет по благотворительным пожертвованиям»). В таких случаях Комитет по благотворительным пожертвованиям разрабатывает процедуры, с помощью которых партнеры фирмы могут делать запросы на предоставление средств для осуществления финансовых пожертвований в пользу определенных благотворительных организаций. Комитет по благотворительным пожертвованиям может быть расширен для принятия аналогичных решений по вопросам pro bono. Если это возможно, фирма также может назначить отдельный комитет для работы с бюджетом pro bono (далее – «Комитет по бюджету pro bono») с использованием таких же процедур, которые используются Комитетом по благотворительным пожертвованиям, либо аналогичных им процедур. В некоторых случаях бюджетные функции осуществляются Комитетом по практике pro bono, и отдельный Комитет по бюджету pro bono не создается.На практике схема с комитетом может работать следующим образом: партнер, желающий профинансировать расходы по новому проекту или делу pro bono, может обратиться в расширенный Комитет по благотворительным пожертвованиям или Комитет по бюджету pro bono, так же, как он сделал бы это в случае запроса на благотворительные выплаты, после чего комитет принимает решение о предоставлении, отказе в предоставлении или корректировке запрошенной суммы по проекту или делу pro bono. Если впоследствии в ходе проекта или дела pro bono возникают непредвиденные расходы, тот же комитет решает вопрос о том, будет ли фирма покрывать эти дополнительные расходы, или же за них должен отвечать клиент, либо как еще фирма может решить вопрос с такими непредвиденными расходами. Оплата расходов, связанных с представлением интересов клиента на условиях pro bono, самим клиентом рассматривается в подпункте 3.5.2.Даже когда юридическая фирма объединяет бюджет благотворительных взносов с бюджетом pro bono, важно отметить, что, когда дело касается определения концепции pro bono и того, что можно обоснованно считать работой pro bono), существует и должна проводиться четкая граница между финансовыми пожертвованиями и предоставлением бесплатной юридической помощи. Другими словами, работа pro bono – это не благотворительность, а профессиональная обязанность; а благотворительные пожертвования не считаются работой pro bono, независимо от бюджетной структуры.

 

        • Другие соображения в связи с бюджетом: Различие между стандартными и нестандартными расходами: Фирмы должны быть осведомлены о видах внутренних расходов, связанных с наличием программы pro bono. Так как эти расходы являются ожидаемыми и необходимыми для оказания высококачественных юридических услуг, во многих юридических фирмах предварительное одобрение таких расходов не требуется. Поскольку подобные расходы, как правило, прогнозируемы, юридические фирмы склонны считать их «стандартными», выделяя на них фиксированную годовую сумму. Как описано выше, зачастую их ежегодную сумму определяет комитет, который также решает, на какие проекты или дела pro bono будут выделяться средства в рамках данного бюджета.Что же касается внешних расходов, то они не являются стандартными. Следовательно, в большинстве юридических фирм с организованными программами pro bono внешние расходы требуют предварительного одобрения комитета или партнера. Это, как правило, более крупные статьи расходов, например, оплата сборов и пошлин или экспертиз и расследований, которые, хотя и необходимы для предоставления юридических услуг, выходят за рамки стандартных расходов.Разные фирмы по-разному понимают стандартные и нестандартные расходы. Важно сделать так, чтобы юристы фирмы понимали важность разумного подхода к расходам, связанным с pro bono, и чтобы политика фирмы была четко прописана в положении о правилах и процедурах pro bono. Должно быть абсолютно ясно, в каких случаях юрист должен обращаться за предварительным одобрением, а в каких – нет. Опять же, если юридическая фирма имеет годовой бюджет стандартных расходов на pro bono, необходимо определить, какие виды расходов входят в этот бюджет, исходя из потребностей и особенностей фирмы, и установить четкие ключевые принципы, чтобы адвокаты понимали, какие расходы считаются стандартными, а какие требуют дополнительного согласования.Независимо от окончательного выбора юридической фирмы в том, что касается бюджета pro bono, ее положение о практике pro bono должно четко определять бюджет pro bono фирмы (или, если такового не существует, практику фирмы применительно к рассматриваемым здесь вопросам). Чтобы дополнительно подчеркнуть важность внимательного отношения к расходам, связанным с pro bono, юристам, которые недавно назначены на новое дело или новый проект pro bono, должно также быть предоставлено подробное письменное изложение правил и процедур фирмы, касающихся бюджета и расходов pro bono, или рекомендовано ознакомиться с соответствующими документами. Кроме того, должно быть четко разъяснено, что юристы обязаны прилагать все усилия к сведению к минимуму расходов, связанных с предоставлением бесплатных юридических услуг, в том числе просить об освобождении от оплаты, где это уместно или доступно, что часто возможно в случае малоимущих клиентов. Если в освобождении от оплаты отказано или если это невозможно, юрист должен определить, есть ли другие способы исключения или снижения расходов, связанных с делом pro bono.

Существуют ли ситуации, в которых уместно взимать плату с клиента pro bono?

Юридические фирмы никогда не должны взимать плату с клиентов pro bono. Если юридическая фирма взимает с клиента какую бы то ни было плату за юридические услуги, работа не может считаться pro bono. При этом юридическая фирма и клиент pro bono могут договориться о том, что клиент отвечает за уплату части или всех расходов, связанных с представительством клиента на условиях pro bono или предоставлением консультаций юристом pro bono. Эти расходы могут включать в себя судебные издержки, расходы, связанные с получением официальной документации, регистрационные сборы, пошлины и другие подобные расходы.

Если есть возможность возмещения (по решению суда, согласно условиям урегулирования или на иных основаниях) оплаты услуг юристов, расходов или и того и другого, это должно быть обсуждено с клиентом и зафиксировано в Письме-обязательстве по услугам pro bono (см. подпункт 3.6.1(d) ниже). Положения должны быть сформулированы таким образом, чтобы исключить неясность, которая может сделать невозможным принятие мер в непредвиденных ситуациях, например при получении предложений об урегулировании, обусловленных освобождением от оплаты услуг юристов, расходов или и того и другого.

Распределение расходов

Политика фирмы по распределению расходов обычно во многом зависит от ее бюджета pro bono, размера платежей, связанных с конкретным проектом или делом (например, некоторые проекты pro bono связаны с гораздо бóльшими расходами, чем другие), и финансовых обстоятельств клиента. Возможны следующие варианты: клиент pro bono не оплачивает никаких расходов, кроме внешних, оплачивает внутренние и/или внешние расходы в пределах определенной суммы, оплачивает внутренние и/или внешние расходы в полном объеме, либо принятие решения о том, кто оплачивает расходы, индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от финансовых ресурсов клиента и того, является ли он физическим лицом или НПО. Например, некоторые фирмы оплачивают все разумные и обычные расходы, связанные с представительством на условиях pro bono неимущего клиента, но при работе с НПО требуют оплаты ими определенных платежей, например, сборов, связанных с регистрацией НПО. В любом случае описание политики фирмы в отношении распределения расходов должно быть включено в положение фирмы о практике pro bono.

Эта политика также должна быть четко доведена до сведения клиента, и клиент всегда должен иметь четкое представление о расходах, за оплату которых он будет отвечать. Во избежание путаницы и для установления деловых отношений с клиентом pro bono юрист и клиент должны уточнить и обсудить это до того, как юрист возьмется за представительство клиента. Точно так же, как и клиент, получающий платные услуги, клиент pro bono должен прочитать, понять и подписать письменное соглашение или форму с указанием на то, кто в конечном счете будет отвечать за оплату расходов, связанных с представительством, предоставлением консультаций или выполнением иной юридической работы юристом pro bono. Такое «соглашение о расходах» должно быть включено в соглашение с клиентом об оказании услуг (образец соглашения с клиентом об оказании услуг см. в Приложении 2 к Образцу Положения о практике pro bono «Письмо-обязательство по услугам pro bono»). Фирма должна консультироваться с клиентом pro bono до возникновения каких-либо существенных сумм расходов, за оплату которых будет отвечать клиент.

Иногда невозможно определить все статьи расходов до начала представительства клиента. Уже дав согласие на представление интересов клиента и начав изучать его конкретную ситуацию, юрист может узнать о непредвиденных или непредусмотренных обстоятельствах, которые могут привести к не предполагавшимся расходам. Учитывая непредвиденный характер таких расходов, предварительной договоренности между юристом и клиентом о том, кто отвечает за них, скорее всего, не будет. Если непредвиденные расходы возникают после установления отношений между юристом и клиентом, они должны быть незамедлительно обсуждены (если они не подпадают под уже существующее соглашение с клиентом об оказании услуг) в аналогичном официальном порядке (с подготовкой соответствующей документации) во избежание путаницы и / или нарушения этических норм.

Каковы налоговые последствия (льготы и обязательства) работы pro bono?

Выполнение работы pro bono может иметь местные или федеральные налоговые последствия. Учитывая то, что каждая страна, а зачастую и регион имеет собственное налоговое законодательство, налоговые последствия работы pro bono будут варьироваться в зависимости от страны, региона и, возможно, даже города, где находится юридическая фирма. В некоторых юрисдикциях могут существовать даже налоговые льготы в связи с выполнением проектов pro bono.

Кроме того, в каждой стране действуют свои собственные требования к юристам в отношении соблюдения законодательства в части налоговых последствий. Все эти бесчисленные различия невозможно подробно изложить в настоящем документе, однако каждая юридическая фирма в процессе развития своей программы деятельности pro bono должна внимательно изучить все налоговые последствия, связанные с работой pro bono. Понимание соответствующих налоговых льгот и обязательств позволит фирме установить более адекватную и выгодную структуру деятельности pro bono, функционирующую так, чтобы удовлетворять соответствующие потребности, и помогающую фирме в достижении ее целей.

Порядок ведения дел pro bono

Открытие нового дела pro bono

Фирма должна установить официальные процедуры для инициирования, принятия в работу и закрытия дел pro bono. Механизмы, с помощью которых фирмы могут находить возможности для работы pro bono, описываются в разделе IV настоящего Руководства:

Инициирование дела pro bono включает в себя следующие процедуры:

        • Запрос на открытие дела pro bono: После выбора фирмой механизма нахождения возможностей для pro bono (см. раздел IV) и информирования своих юристов о таких возможностях (см. подпункт 2.2.3(d)) и пункт 5.1), а также после того, как юрист выразил заинтересованность в работе по конкретному делу pro bono, первым шагом является оформление заявки на новое дело pro bono (далее – «Заявка на дело pro bono»). Заявка на дело pro bono должна содержать основную информацию, такую как описание клиента pro bono и требуемых услуг. Заявка на дело pro bono должна быть согласована и, возможно, подписана юристом, отвечающим за данное дело pro bono, и партнером, курирующим дело или отвечающим за него иным образом или ответственным за дело, а в некоторых случаях также координатором pro bono (если таковой имеется) (см. подпункт 3.5.2 и Приложение 1 «Заявка на открытие нового дела pro bono» к Образцу Положения о практике pro bono).
        • Проверка на наличие конфликта интересов и дополнительная проверка при необходимости: В делах pro bono может возникать конфликт интересов, поэтому фирма должна провести проверку на предмет конфликта интересов по каждой Заявке на дело pro bono. Фирма должна использовать тот же процесс, что и для проверки на конфликт интересов дел для коммерческих клиентов, и зафиксировать результаты в Заявке на дело pro bono.Как минимум в тех случаях, когда это требуется по закону в применимой юрисдикции, и, возможно, в других случаях (по решению фирмы), фирма должна провести дополнительную проверку, например проверку «Знай своего клиента», как это делается в некоторых странах.[2]
        • Утверждение дела pro bono: Фирма должна установить, кто будет отвечать за утверждение новых дел pro bono. Как уже отмечалось, зачастую эту функцию осуществляют глава практики pro bono или комитет по практике pro bono либо координатор pro bono под их контролем (см. подпункт 2.3.3(d)). Фирма должна установить определенные существенные критерии для процесса рассмотрения Заявок на дела pro bono. Ниже перечислены некоторые из критериев, которые могут рассматриваться при одобрении новых дел pro bono: потенциальные конфликты интересов, потенциальные «деловые конфликты» (например, защита правовой позиции от имени клиента pro bono, противоречащей правовой позиции фирмы от имени других клиентов), соответствуют ли требуемые услуги принятому в фирме определению pro bono, изложенному в ее положении, или существуют ли какие-либо чрезвычайные обстоятельства, требующие отказа от дела pro bono.Фирма также должна рассмотреть вопрос о том, имеют ли юристы, заинтересованные в конкретном деле pro bono, опыт или возможность получить необходимую подготовку для обеспечения качества и уровня услуг, ожидаемого от фирмы и ее юристов. Фирма может избежать отказа от сложных дел pro bono, находя способы, позволяющие уменьшить влияние или компенсировать фактор отсутствия опыта или подготовки, например назначать для работы по делу группу юристов с включением в нее нескольких более опытных специалистов. В случае отклонения заявки на новое дело pro bono рекомендуется кратко пояснить причины отказа.При наличии вероятности того, что дело pro bono будет особенно объемным с точки зрения масштаба, затрат времени или требуемых ресурсов, может потребоваться дополнительное одобрение, например со стороны руководителя конкретной практики, руководителя офиса и/или исполнительного или управляющего партнера фирмы. Их положительное или отрицательное решение должно основываться не на личном мнении о деле, а на анализе и оценке способности фирмы эффективно провести его. Они должны взвесить, может ли дело быть проведено надлежащим образом с учетом потенциального ухода юристов из фирмы или выхода юристов из дела.
        • Письмо-обязательство: После одобрения нового дела pro bono (и часто – желательно после первоначального обсуждения с потенциальным клиентом) фирма (или, в некоторых случаях, участвующие юристы фирмы) и клиент pro bono должны подписать письмо-обязательство, в котором излагаются параметры представительства. Даже если фирма не использует такой тип письма при работе с коммерческими клиентами, оно рекомендуется для клиентов pro bono. Помимо других вопросов, в письме оговариваются характер, описание и пределы представительства, которые важны для понимания клиентом точного объема предоставляемых услуг. Аналогичным образом, в нем должно быть указано, кто будет отвечать за оплату всех сопутствующих расходов (См. Приложение 2 к Образцу положения о практике pro bono «Формат письма-обязательства по услугам pro bono»).Фирма может рассмотреть вопрос о включении в письмо оговорки о заблаговременном отказе от претензий, например: «У нашей юридической фирмы много других клиентов. Если между вами и одним из наших других клиентов есть конфликт интересов, мы сообщим вам об этом и будем рассчитывать на то, что вы откажетесь от претензий в связи с таким конфликтом интересов, кроме как в случае, если он имеет отношение к тому же проекту, над которым мы работаем для вас, или к связанному с ним делу, или у нас есть конфиденциальная информация, которая может быть использована в ущерб вам в таком другом деле».Чтобы сохранить право на адвокатскую тайну и другие средства защиты, в письме-обязательстве должно, где это применимо, упоминаться о роли(-ях), которую(-ые) может или будет играть координационный центр или другая организация – партнер по pro bono, например получение отчетов с информацией о текущем состоянии дела, выполнение функций куратора или выступление в качестве соконсультанта (см. следующий подпункт).
        • Соглашение о совместном ведении дела: В случаях, когда юридических консультантов (физических или юридических лиц) двое, должно существовать соглашение о совместном ведении дела с изложением соответствующих ролей и обязанностей фирмы (или участвующих в деле юристов фирмы) и соконсультанта. Это должно включать в себя порядок оплаты расходов, не оплачиваемых клиентом, и порядок принятия решений (в случае разногласий с соконсультантом) в отношении рекомендаций, которые будут предоставляться клиенту, и решений, которые юрист принимает самостоятельно. Там, где возможно взыскание платы за услуги с противоположной стороны, в соглашении о совместном ведении дела должны быть (насколько это возможно предвидеть) сформулированы основные принципы, которым необходимо следовать в таких ситуациях. Это должно включать в себя (где это возможно) порядок действий в случаях, когда урегулирование может быть невозможно без отказа от возмещения части или всех гонораров юристов (или возмещения затрат).
        • Документация по делу pro bono: Фирма должна открыть и вести бумажное или электронное досье по каждому делу pro bono, используя такой же порядок, что и для коммерческих клиентов. Фирмам, применяющим «систему кодирования» для коммерческих клиентов, следует использовать такую же систему для клиентов pro bono. Досье может обновляться юристом, назначенным на дело pro bono, и вестись координатором pro bono (или под его контролем).

Контроль, надзор и возможное видоизменение дела pro bono

Для того чтобы юристы фирмы предоставляли услуги профессионально и придерживались таких же стандартов обслуживания, что и при работе с коммерческими клиентами, в фирме должна быть создана официальная система контроля и надзора за работой pro bono. В рамках такой системы для каждого дела pro bono должен назначаться курирующий партнер, который напрямую, либо через координатора pro bono (если таковой имеется), либо иным образом должен регулярно информироваться о работе, а также анализировать работу юристов и предоставлять свои комментарии или содействие по мере необходимости. Курирующий партнер может быть наставником конкретного юриста, либо юристы могут обратиться к партнерам, обладающим специальными знаниями или опытом по определенному вопросу, с просьбой выступить в качестве курирующего партнера по конкретному делу pro bono. Кроме того, рекомендуется, чтобы координатор pro bono на регулярной основе контролировал состояние каждого дела pro bono (см. подпункт 2.2.3(b)).

Фирма должна создать официальный механизм письменной отчетности для информирования координатора pro bono или курирующего партнера (напрямую или через координатора pro bono) о состоянии дел юристами, ответственными за дела pro bono. Такие отчеты юристов должны включать информацию о последних достижениях или неудачах, потенциальных следующих шагах и существовании каких-либо помех или проблем (см. Приложение 3 к Образцу Положения о практике pro bono «Формат отчета о работе pro bono»). Периодичность отчетов будет зависеть от характера представительства и предоставляемых услуг; зачастую разумным вариантом является подготовка отчета раз в четыре месяца.

Координаторы pro bono должны не только обеспечивать подготовку отчетов юристами – они также должны проверять отчеты и принимать соответствующие меры на их основании, архивировать (физически или в электронном виде) все поданные отчеты, а также активно запрашивать недостающую информацию, если отчет не подан или является неполным (подпункт 2.2.3(b)).

Крайне важно, чтобы фирма четко разъяснила каждому юристу, работающему по делу pro bono, что если клиент pro bono просит о выполнении дополнительной юридической работы или если уже выполняемая работа pro bono может потенциально привлечь дополнительных участников или охватить дополнительные правовые вопросы, юрист должен сразу уведомить об этом координатора (если таковой имеется) либо комитет или председателя по практике pro bono. Запросы на дополнительную юридическую работу необходимо рассматривать в том же порядке, что и первоначальные запросы на выполнение юридической работы для клиента pro bono. Не следует исходить из предположения о том, что специалисты, работающие по текущему делу, подойдут для выполнения дополнительной юридической работы, или что дополнительная работа соответствует стратегической цели программы pro bono, или что она может быть выполнена эффективно и без возникновения конфликтов. При утверждении дополнительной юридической работы письмо-обязательство должно быть дополнено, либо должно быть составлено отдельное письмо-обязательство по дополнительной юридической работе.

В случае возможности вовлечения в уже существующее дело pro bono дополнительных участников или включения в него дополнительных правовых вопросов следует провести проверку на предмет наличия конфликтов интересов и проанализировать потенциальные последствия с точки зрения возможных деловых конфликтов и достаточности персонала для работы по делу.

Как указано выше (см. подпункт 2.2.3(b)), крайне важно, чтобы при необходимости осуществлялись изменения в персонале, работающем по существующим делам pro bono, и чтобы о таких изменениях оперативно сообщалось.

Стандарт услуг

Важно, чтобы фирма четко указала в своем положении о практике pro bono, что услуги pro bono предоставляются в соответствии с таким же стандартом качества, что и услуги для коммерческих клиентов. Юристы фирмы должны понимать, что работа pro bono не имеет меньший приоритет по сравнению с коммерческой работой, и что к ней применим такой же стандарт качества. Это особенно важно, потому что у юристов, работающих в условиях сжатых сроков, может появляться соблазн отложить работу по делам pro bono или уделить ей меньше внимания, что потенциально может ущемить интересы их клиентов pro bono.

Это не означает, что юрист всегда обязан выполнить и срочную коммерческую работу, и работу над существующими дела pro bono, но это значит, что юрист должен сообщить о ситуации курирующему партнеру, координатору pro bono (если таковой имеется) или главе практики pro bono или комитету по практике pro bono, с тем чтобы для работы по коммерческим делам или делам pro bono данного юриста мог быть выделен (хотя бы временно) дополнительный юрист (или несколько юристов).

Учет рабочего времени

В фирме должна иметься система учета, в которую юристы могут заносить отработанные часы pro bono. Без таких записей фирме невозможно определить, выполняет ли она свои числовые целевые показатели в сфере pro bono, а также правильно оценить свою программу pro bono с количественной точки зрения (см. пункты 3.2 и 6.2). Кроме того, организации, с которыми фирмы создают партнерства в области pro bono, часто запрашивают информацию по часам, отработанным за год по делам pro bono (см. подпункт 4.2.1), а сами клиенты pro bono также зачастую запрашивают такую информацию по выполняемым для них работам.

Такие записи в соответствующих случаях должны вестись по существу в том же порядке, в котором ведется учет часов работы на коммерческих клиентов. Если фирма не имеет системы учета рабочего времени по коммерческим клиентам или если система не отражает всю необходимую информацию по делам pro bono, фирма должна ввести специальную или дополнительную систему для дел pro bono. В зависимости от размера фирмы могут быть использованы разные системы, от сложных программных комплексов до более простых таблиц в Excel или обыкновенных записей на бумажных носителях. Фирма также должна решить, будут ли часы pro bono считаться «выставляемыми к оплате» часами[3] для целей ожидаемых результатов, оценки качества работы и вознаграждения (включая премии) юристов (см. подпункты 5.1(b) и 5.1(с)).

Группы клиентов

Если клиентом является более чем одно лицо либо при наличии в деле соконсультанта, дополнительные отношения, выходящие за рамки более обычной ситуации с одним юридическим консультантом и одним клиентом, должны быть организованы несколько иначе – со временем соответствующие правила следует изложить в стандартизированном формате с возможностью последующей адаптации к конкретным обстоятельствам. В частности, необходимо постараться исключить неясность в отношении того, кто, как и с использованием каких процессов будет принимать решения, причем по возможности делать это следует на основе более или менее конкретизированных базовых принципов. Если надлежащий процесс принятия решений не будет обеспечен, это может сделать невозможной дальнейшую работу со вторым клиентом, соконсультантом или с обоими. Можно с самого начала разработать соответствующие положения, при этом может оказаться весьма полезным изучение подхода фирмы к работе с группами клиентов, с соконсультантами или с теми и другими одновременно в рамках коммерческих проектов.

Закрытие дела pro bono

Когда оказание услуг по делу pro bono завершено (в результате завершения дела или принятия фирмой решения о том, что она не будет продолжать оказывать услуги), фирма (или юристы фирмы, работающие над делом) должны сообщить об этом клиенту pro bono. Желательно, чтобы это было сделано в письменной форме путем направления письма о «прекращении услуг» (Приложение 4 к Образцу Положения о практике pro bono «Формат письма о прекращении услуг pro bono»). Если дело было получено от координационного центра pro bono, такие организации, как правило, требуют направления им соответствующих уведомлений, чтобы они также могли закрыть дело в своей системе учета.

Кроме того, в руководстве по деятельности pro bono должно быть указано, что происходит с документацией по делу после его завершения или прекращения. Надлежащей практикой является использование фирмой такого же порядка, который она применяет в отношении коммерческих клиентов. Этот порядок должен быть изложен в письме-обязательстве.

Наконец, в положении должен быть установлен порядок действий для случаев, когда юрист не может продолжать работу по делам pro bono или вообще увольняется из фирмы (и при этом желает (либо не желает) продолжать работу по делу (либо нескольким делам) pro bono). Для таких случаев необходимо установить определенный порядок (независимо от того, какими будут его конкретные параметры) и правильно его реализовывать, чтобы клиенты pro bono не могли остаться без представительства, а их права – без защиты.

Оценка

Для обеспечения высокого качества представительства по делам pro bono фирма должна оценивать работу каждого юриста по делу с такой же регулярностью и используя такие же стандарты, что и в отношении работы для коммерческих клиентов (см. пункт 6.1).

[1] Данный подпункт подготовлен на основе документа «Часто задаваемые вопросы: Дополнение к Пособию по реализации PBDA: Руководство по внедрению программы pro bono в вашей юридической фирме».

[2] «Знай своего клиента» (англ. know your customer) — термин банковского и биржевого регулирования для финансовых институтов, юридических и других компаний, означающий, что они должны идентифицировать и установить личность контрагента, прежде чем вступать с ним в отношения как с клиентом. Считается, что такая практика препятствует отмыванию денег, финансированию терроризма и уклонению от уплаты налогов. – Прим. ред.

[3] Смысл концепции «выставляемых к оплате» часов (billable hours) состоит в том, что это то время, которое должен оплачивать клиент по оговоренным в договоре тарифам. Несмотря на то что время, затраченное на юридическую помощь pro bono, никто не оплачивает, это понятие используется также для учета рабочего времени юриста его работодателем (например, во многих фирмах юрист должен выполнить определенный норматив по количеству таких часов в промежуток времени), и именно в этом смысле это понятие используется здесь. – Прим. ред.